लिखित "ब्रीफ़" में क्या जानकारी दी जाए?

ब्रीफ़ उतनी ही सावधानी से तैयार किया जाना चाहिए जितनी सावधानी से वकील कोर्ट में चल रहे अपने केस का ब्रीफ तैयार करता है। जब तक कि आवेदक को इस तरह के ब्रीफ तैयार करने का अनुभव न हो विशेषज्ञ की राय ली जानी चाहिए और इस हेतु उसकी सेवाएँ ली जानी चाहिए। सफल व्यवसायी ऐसे लोगों को नौकरी पर रखते हैं जो अपने माल की विशेषताओं और खासियत के विज्ञापन करने की कला और मनोविज्ञान को समझते हैं। जिसे अपनी व्यक्तिगत सेवाएँ बेचनी हो उसे भी यही करना चाहिए। ब्रीफ में निम्न जानकारी होनी चाहिए :

1. शिक्षा : संक्षेप में परंतु स्पष्ट रूप से लिखें कि आपकी शिक्षा कहाँ तक है, आपने कॉलेज में किन विषयों में विशेषज्ञता हासिल की है और उस विशेषज्ञता के पीछे के कारण भी बताएँ।

2. अनुभव : अगर आपको उस तरह की नौकरी का कोई अनुभव है जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं तो पूरी तरह से उसका उल्लेख करें और अपने पूर्व नियोक्ताओं के नाम और पते भी लिखें। यह निश्चित रूप से लिखें कि आपको उस पद पर किस तरह के काम का विशेष अनुभव है जिस वजह से आप उस पद के लिए अधिक उपयुक्त हैं जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं।

3. संदर्भ : लगभग हर बिज़नेस फर्म उन संभावित कर्मचारियों के पिछले रिकॉर्ड के बारे में सब कुछ जानना चाहती है जो ज़िम्मेदारी के पद के लिए आवेदन करते हैं। अपने ब्रीफ के साथ इन लोगों के पत्रों की छायाप्रतियाँ लगा दें :

अ. पूर्व नियोक्ता।

ब. वे शिक्षक जिनसे आपने पढ़ा है।

स. प्रसिद्ध लोग जिनकी बात पर भरोसा किया जा सकता है। .

 4 अपना फोटोग्राफ़ : अपने ब्रीफ के साथ अपना हाल ही का फोटोग्राफ़ लगा दें।

 5. किसी निश्चित पद के लिए आवेदन दें: आवेदन करते समय यह उल्लेख करना न भूलें कि आप किस पद के लिए आवेदन दे रहे हैं। "किसी भी पद" के लिए आवेदन न करें। इससे यह समझा जाएगा कि आपमें विशेषज्ञीय योग्यता का अभाव है।

6. जिस पद के लिए आप आवेदन दे रहे हैं उसके लिए अपनी योग्यताओं का वर्णन करें : पूरा ब्यौरा दें कि आपको यह विश्वास क्यों है कि आप उस पद के लिए पूरी तरह योग्य हैं। यह आपके आवेदन का सबसे महत्वपूर्ण विवरण है। किसी भी अन्य जानकारी की तुलना में यह जानकारी निर्धारित करेगी कि आपको चुना जाएगा या नहीं।

7. परिवीक्षा पर काम करने का प्रस्ताव रखें : यह एक क्रांतिकारी सुझाव लग सकता है, परंतु अनुभव ने यह सिद्ध किया है कि इससे कम से कम एक मौक़ा अवश्य मिलता है। अगर आपको अपनी योग्यताओं पर विश्वास है तो आपको सिर्फ एक मौके की ही तो ज़रूरत है। साथ ही इस तरह के प्रस्ताव से यह पता चलता है कि आपको उस पद पर काम करने की अपनी योग्यता पर विश्वास है जिसके लिए आप आवेदन दे रहे हैं। इससे नियोक्ता सबसे अधिक आश्वस्त होता है। इस तथ्य को स्पष्ट करें कि आपका प्रस्ताव इन बातों पर आधारित है :

अ. आपको उस पद के लिए अपनी योग्यता पर विश्वास है।

ब. आपको अपने संभावित नियोक्ता के फ़ैसले पर भी विश्वास है कि वह आपको परिवीक्षा का अवसर देने के बाद नियुक्ति देगा। 

स. आपके मन में उस पद को प्राप्त करने का दृढ़ संकल्प है।

8. अपने संभावित नियोक्ता के बिज़नेस का ज्ञान : किसी भी नौकरी के लिए आवेदन देते समय उस बिज़नेस के बारे में पर्याप्त रिसर्च कर लें और उस बिज़नेस की पर्याप्त जानकारी हासिल कर लें। अपने ब्रीफ में यह संकेत करें कि आपने उस क्षेत्र में क्या ज्ञान हासिल किया है। इससे बहुत फर्क पड़ेगा क्योंकि इससे यह पता चलता है कि आपमें कल्पनाशीलता है और उस पद को हासिल करने में आपकी सच्ची रुचि है।

याद रखें कि वह वकील केस नहीं जीतता जिसका वकालत का ज्ञान सबसे अधिक होता है, बल्कि वह वकील केस जीतता है जो अपने केस की सबसे अच्छी तैयारी करता है। अगर आपने "केस" को अच्छी तरह से तैयार और प्रस्तुत किया है तो आप शुरुआत में ही आधी जीत हासिल कर चुके हैं।

इस बात से न डरें कि आपका ब्रीफ ज़्यादा लंबा हो जाएगा। रोज़गार खोजने में आपकी जितनी रुचि है, सुयोग्य कर्मचारियों की सेवाएँ खरीदने में नियोक्ता की भी उतनी ही रुचि होती है। दरअसल, सबसे सफल नियोक्ताओं की सफलता का राज़ सुयोग्य सेनापति चुनने की उनकी योग्यता होती है। वे पूरी जानकारी चाहते हैं।

एक और बात का ध्यान रखें अगर आप अपने ब्रीफ़ की तैयारी सफ़ाई से करेंगे तो उससे यह पता चलेगा कि आप मेहनती इंसान हैं। मैंने क्लाइंट्स के लिए ऐसे ब्रीफ़ तैयार करने में मदद की है जो इतने प्रभावी और असाधारण थे कि आवेदक को बिना व्यक्तिगत इंटरव्यू के ही नौकरी मिल गई।

जब आपका ब्रीफ़ पूरी तरह से तैयार हो जाए तो इसके ऊपर अच्छी तरह से टाइप करवा लें।

रॉबर्ट के. स्मिथ की योग्यताओं का विवरण

द ब्लैंक कंपनी, इंक. के प्रेसिडेंट के प्राइवेट सेक्रेटरी के पद के लिए आवेदन

हर बार जब आप ब्रीफ़ भेजें तो कंपनी का नाम बदल दें।

यह व्यक्तिगत तरीका ध्यान आकर्षित करने का अचूक तरीका है। अपने ब्रीफ़ को उस सबसे अच्छे काग़ज़ पर टाइप कराएँ जो आपको मिल सके और इसे किसी पुस्तक के कवर जैसे भारी काग़ज़ से बाइंड कराएँ। अगर आप एक से अधिक कंपनी में आवेदन दे रहे हैं तो हर बार बाइंडिंग और फर्म का नाम बदल लें। आपका फोटो आपके ब्रीफ वाले किसी पेज पर लगा होना चाहिए। इन निर्देशों का पूरी तरह पालन करें और जब आपकी कल्पनाशीलता आपको कोई सुझाव दे तो इसे बेहतर बनाने का प्रयास करते रहें।

सफल सेल्समैन अपने पहनावे पर ध्यान देते हैं। वे जानते हैं कि पहली छाप अमिट होती है। आपका ब्रीफ़ आपका सेल्समैन है। इसे अच्छा सा सूट पहनाएँ ताकि यह दूसरों से अलग दिख सके, ताकि आपका संभावित नियोक्ता कहे कि उसने आज तक इस तरह का ब्रीफ़ नहीं देखा जो किसी पद के लिए आवेदन के साथ आया है। अगर आप जिस पद के लिए प्रयास कर रहे हैं वह महत्वपूर्ण है तो उसके लिए सावधानी से तैयारी करना भी महत्वपूर्ण है। इससे भी बड़ी बात यह है कि अगर आप अपने नियोक्ता को खुद को इस तरीके से बेचते हैं कि वह आपसे प्रभावित हो जाता है तो आपको शायद शुरुआत में ही उससे अधिक तनख्वाह मिलने लगे जो आपको पारंपरिक तरीके से आवेदन देने पर मिलती।

अगर आप एडवर्टाइज़िंग एजेंसी या एम्प्लॉयमेंट एजेंसी के माध्यम से रोज़गार ढूँढ़ रहे हैं तो अपने एजेंट से अपने ब्रीफ की प्रतियाँ इस्तेमाल करने को कहें ताकि आपकी सेवाओं की बेहतर मार्केटिंग हो सके। इससे एजेंट और संभावित नियोक्ता दोनों ही आपको प्राथमिकता देंगे।